Chạy quy trình kế toán
Đang xác thực tài khoản…
1. Bắt đầu tại đây — chọn tài khoản
Đừng lo nếu chưa quen định khoản. Phần mềm chỉ tạo đề xuất để mày kiểm tra; chọn tài khoản sai có thể làm sai báo cáo, nên đừng ghi sổ nếu chưa chắc.
Chưa biết chọn tài khoản nào? Xem ví dụ dễ hiểu
Đây là gợi ý để hiểu nguyên tắc, không phải kết luận tự động cho mọi hóa đơn:
| Hóa đơn mua gì? | Tài khoản thường xem xét | Lưu ý |
|---|---|---|
| Văn phòng phẩm, điện nước, dịch vụ quản lý | 642 — Chi phí quản lý | Chỉ chọn khi đúng bản chất chi phí doanh nghiệp. |
| Hàng mua để bán lại | 156 — Hàng hóa | Không dùng 642 chỉ vì hóa đơn là mua vào. |
| Nguyên vật liệu / công cụ dụng cụ | 152 / 153 | Phụ thuộc mục đích sử dụng và chính sách kế toán. |
| Thuế GTGT đầu vào đủ điều kiện khấu trừ | 1331 | Nếu không đủ điều kiện, cách hạch toán có thể khác. |
| Mua chịu, chưa trả tiền nhà cung cấp | 331 — Phải trả người bán | Nếu đã trả bằng tiền mặt/ngân hàng, cần ghi nhận thanh toán phù hợp; không mặc định nợ 331. |
Quan trọng: thao tác chạy theo lô hiện áp dụng cùng một tài khoản chi phí/hàng hóa cho các chứng từ được chọn. Chỉ chạy chung khi các hóa đơn thực sự cùng loại. Nếu hóa đơn khác bản chất, dừng lại, phân nhóm trước; đừng cố dùng một tài khoản cho tất cả.
2. Tạo đề xuất — chưa ghi sổ
Sau khi chọn tài khoản, bấm “Chạy đề xuất hạch toán”. Hệ thống chỉ tạo phiếu dự thảo và kiểm tra ghép nhà cung cấp; bước này KHÔNG ghi sổ. Đề xuất chưa khớp nhà cung cấp hoặc còn thiếu thông tin sẽ hiện vấn đề ở bảng bên dưới.
Lấy chứng từ đã duyệt, tạo phiếu dự thảo nếu chưa có, ghép nhà cung cấp theo mã số thuế chính xác và tạo đề xuất hạch toán. Có thể chạy lại sau khi gián đoạn; chứng từ đã ghi sổ sẽ bị bỏ qua.
Chọn tài khoản phù hợp rồi bấm chạy.
3. Nhà cung cấp chưa khớp
Chỉ tạo nhà cung cấp sau khi đối chiếu tên và mã số thuế với hóa đơn gốc. Hệ thống ghép theo mã số thuế, không tự ghép gần đúng theo tên.
Nhà cung cấp mới chỉ được dùng cho lần chạy kế tiếp.
4. Chỉ ghi sổ sau khi đã kiểm tra
Đây là thao tác ghi sổ thật: tạo công nợ và bút toán GL. Không bấm nếu chưa đối chiếu hóa đơn gốc, bản chất chi phí/hàng hóa, thuế GTGT, nhà cung cấp và kỳ kế toán. Chỉ các đề xuất đủ điều kiện mới được đưa vào danh sách; nếu chưa chắc tài khoản, dừng ở bước 2 và nhờ kế toán xác nhận.
Chưa có đề xuất sẵn sàng để ghi sổ.